Persondatapolitik

INTRODUKTION

Danhostel Copenhagen City er en uafhængig juridisk enhed under navnet Copenhagen City Hostel A/S, CVR: 33774141, der opererer under en licensaftale med Danhostel Danmarks Vandrerhjem. Danhostel Copenhagen City er desuden en del af DFE, De Forenede Ejendomsselskaber A/S.

Denne persondatapolitik forklarer, hvordan vi bruger de personlige oplysninger, vi indsamler om dig, når du bruger vores hjemmeside, samt når du opholder dig på vores hostel. I de nedenstående afsnit har vi uddybet, hvad det er for informationer, der indsamles, deres formål og hvilke tredjeparter, der har adgang til dem.

 

PERSONOPLYSNINGER

Generelt

Personoplysninger er alle former for informationer, som i et eller andet omfang kan henføres til dig. Vi indsamler og behandler en række af sådanne informationer, når du benytter vores website, når du tilmelder dig vores nyhedsbrev, gennemfører tilfredshedsundersøgelser, deltager i konkurrencer, samt ikke mindst når du booker og gennemfører et ophold hos os.

Sikkerhed

Vi behandler dine personoplysninger sikkert og fortroligt i overensstemmelse med gældende lovgivning, herunder persondataforordningen og databeskyttelsesloven.

Dine oplysninger vil alene blive anvendt til det formål, de er indsamlet til, og de vil blive slettet, når dette formål er opfyldt eller ikke længere er relevant.

Vi har truffet tekniske og organisatoriske foranstaltninger mod, at dine oplysninger hændeligt eller ulovligt bliver slettet, offentliggjort, fortabt, forringet eller kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med lovgivningen.

Formål

I forbindelse med booking af et ophold samt i perioden fra ankomst til afrejse på hostellet, er det nødvendigt for os at kunne identificere dig, ikke mindst for at kunne levere din booking som bestilt, herunder at kunne levere værelsestype, opredning, morgenmadsbestilling, leje af diverse udstyr under dit ophold, køb i baren, osv.

Online: Oplysningerne bruges til at identificere dig som bruger og vise dig de annoncer, som vil have mest relevans for dig, at registrere dine køb og betalinger, samt at kunne levere dig de services, du har efterspurgt, som fx at modtage nyhedsbreve. Derudover anvender vi oplysningerne til at optimere og forbedre vores services og indhold.

 

HVILKE PERSONOPLYSNINGER INDSAMLER VI?

Ved brug af hjemmesiden

Vi indsamler et unikt ID og tekniske oplysninger om din computer, tablet eller mobiltelefon, dit IP-adressenummer, geografisk placering, samt hvilke sider du klikker på. I det omfang du selv giver eksplicit samtykke og selv indtaster informationerne, behandler vi desuden informationer såsom e-mail og navn ved tilmelding til nyhedsbreve, udfyldning af kontaktformularer, etc.

Ved generel brug af vores hjemmeside, benytter vi os desuden af cookies.

Cookies

Hjemmesiden anvender "cookies", som er en tekstfil, der gemmes på din computer, mobil el. tilsvarende med formålet at genkende den, huske indstillinger, udføre statistik og målrette annoncer. Cookies kan dog ikke indeholde skadelig kode som fx. virus.

De oplysninger, vi indsamler om dig ved brug af vores hjemmeside, bliver brugt til at tilpasse og forbedre vores indhold og til at skabe mere værdi for dig.

Hvis du ikke ønsker, at der bliver indsamlet oplysninger om dig, bør du slette dine cookies og undlade videre brug af hjemmesiden. Det er muligt for dig at slette eller blokere for cookies ved at følge denne vejledning: http://minecookies.org/cookiehandtering

Hvis du følger vejledningen og sletter eller blokerer cookies, så vil de annoncer du ser kun blive mindre relevante for dig, mens de vil optræde hyppigere. Du kan samtidig også risikere, at hjemmesiden ikke fungerer optimalt, samt at der er indhold, som du ikke kan få adgang til.

Websitet indeholder cookies fra tredjeparter, der i varierende omfang kan omfatte:

• Facebook/Instagram (målretning af annoncer)
• Cookiebot (værktøj til håndtering af cookieoverblik og oplysninger)
• Google Analytics (analytisk)
• Zendesk Chat / Zopim (Vores chatfunktion)
• Picasso Techotel (når du booker og betaler et ophold via hjemmesiden)
• Bookvisit (vores bookingmaskine)
• Google Ads (målretning af relevante annoncer og søgeresultater)
• m.fl.

Ved booking og udførelse af et ophold

Når du booker et ophold, indsamler vi følgende oplysninger i løbet af processen, og hvor det er nødvendigt:

• Navn
• Adresse
• E-mail
• Telefonnummer
• Antallet af børn og deres aldre (i forbindelse med booking af ophold)
• Navne på medrejsende gæster
• Nationalitet
• Kortoplysninger ved brug af loyalitetskort og/eller medlemskort i forbindelse med køb
• Virksomhedsoplysninger (navn, id-nummer, adresse, telefonnummer, kontaktnavn, e-mail)
• Estimeret ankomst og afrejsetid samt evt. fly/rejseinformation
• Kreditkortoplysninger i forbindelse med køb
• Ønsker til ophold (f.eks. allergier, osv.)

Yderligere personoplysninger kan indsamles ved ankomst til hostellet og under opholdet. Disse oplysninger kan f.eks. være:

• Personlige identifikationskort, såsom en kopi af dit pas/kørekort eller lignende.
• Kopier af dokumentation for eventuelle udgifter, som er opstået
• Historiske data omkring dine tidligere ophold
• Samtykkeerklæringer

Dine personoplysninger bliver i visse tilfælde også overført til os fra andre partnere, der har været involveret i din bookingproces. For eksempel hvis du booker et ophold hos os via en rejseagent, online hotelbooking udbydere, et flyselskab eller via Danhostel Danmarks Vandrerhjem. Partneren vil i de enkelte tilfælde samle nødvendig information for at udføre din bookingforespørgsel hos os og videregive informationerne til os, når bookingen er gennemført.

Periode for opbevaring

Som gæst på vores hostel beholder vi dine data i op til 12 måneder efter endt ophold – eller efter afregning af din faktura, for at kunne genkende dig ved mulige fremtidige besøg og for at sikre den bedste kundeservice, der passer til dine præferencer.

For at gøre det muligt for os at genkende dig ved gentagne besøg og sikre den bedste kundeservice i henhold til din anmodning (f.eks. ved gentagne bookinger af gruppeophold), opbevarer vi personlige oplysninger indsamlet i op til tre år efter den sidste aktivitet hos os.

Fakturaer og sikkerhedskopiering af fakturaer opbevares i henhold til danske skattemæssige krav i op til 5 år.

Hvis du accepterer, opbevarer vi dine oplysninger i længere tid til markedsføringsformål.

Vi opbevarer oplysninger i det tidsrum, som er tilladt i henhold til lovgivningen, og vi sletter dem, når de ikke længere er nødvendige eller relevante. Perioden afhænger af, hvilken karakter oplysningen er og baggrunden for opbevaring. Det er derfor ikke muligt at give en generel tidsramme for, hvornår informationer slettes. Ønsker du mere information omkring opbevaringsperiode for de enkelte typer data, bedes du kontakte os.

Videregivelse af oplysninger

Data om din brug af websitet, hvilke annoncer du modtager og evt. klikker på, geografisk placering, køn og alderssegment m.v. videregives til tredjeparter i det omfang oplysningerne er kendt, og såfremt vi benytter os af tredjeparter. Du kan se hvilke tredjeparter, der er tale om, i afsnittet om Cookies ovenfor. Oplysningerne bliver anvendt til målrettet annoncering.

Vi benytter derudover en række tredjeparter til opbevaring og behandling af data. Disse behandler udelukkende oplysninger på vegne af os og må ikke anvende dem til egne formål med mindre myndighederne kræver det, f.eks. i forbindelse med registrering af rejsende uden for EU/EØS-området og af skattemæssige årsager.

Begrænsede opholdsdetaljer kan også videresendes til et rejsebureau efter eget valg involveret i din reservation.

Videregivelse af personoplysninger som navn og e-mail m.m. vil kun ske, hvis du selv giver samtykke til det. Vi anvender kun databehandlere i EU eller i lande, der kan give dine oplysninger en tilstrækkelig beskyttelse.

Databehandlere og dataformidlere

Danhostel Copenhagen City er den primære dataansvarlige i forbindelse med reservationer foretaget på vores eget websted og ophold på hostellet.

Danhostel Copenhagen City er dataansvarlig for data indsamlet og behandlet under webreservationsprocessen på vores egne hjemmesider (www.danhostelcopenhagencity.dk). Danhostel Danmarks Vandrerhjem er dataansvarlig for de data, der indsamles og behandles på deres websted (www.danhostel.dk). Andre bookingkanaler er vi ikke dataansvarlige for og henviser derfor til de respektive hjemmesiders datapolitik.

Danhostel Copenhagen City samarbejder med relevante databehandlere til at håndtere specifikke databehandlingsopgaver:

Online booking ved reservation af ophold håndteres af:

• AK Techotel A/S
• ByNordiq ApS & Visit Group AB

Web hosting, udvikling, rådgivning og analyse håndteres af:

• Novicell ApS

Vi har indgået tilpassede aftaler med vores databehandlere for at sikre, at alle overførte personoplysninger modtager et passende niveau af databeskyttelse i henhold til Den Europæiske Unions generelle databeskyttelsesforordning (GDPR).

Markedsføring

Hvis du accepterer, vil vi sende/vise dig information om produkter og tjenester fra vores og andre vandrerhjem, der er forbundet med Danhostel Danmarks Vandrerhjem, som kan være af interesse for dig. Selvom du har givet samtykke til at modtage markedsføringsoplysninger, kan du når som helst derefter trække dit samtykke tilbage.

Du har til enhver tid ret til at forhindre os i at kontakte dig med henblik på markedsføring eller give dine oplysninger til andre medlemmer af DFE og Danhostel. Hvis du ikke længere ønsker at blive kontaktet til markedsføringsformål, bedes du sende os en e-mail med anmodning om det på: privacy@cphhostel.dk. Ved nyhedsbreve kan du altid benytte dig af ’afmeld’-muligheden i bunden af nyhedsbrevet eller sende os en mail.

VIDEOOVERVÅGNING

Danhostel Copenhagen City bruger videoovervågning i udvalgte områder for at skabe tryghed for gæster, besøgende og medarbejdere og for at forebygge og undersøge tyveri, hærværk og andre alvorlige hændelser. Denne politik forklarer, hvordan vi håndterer billederne, og hvilke rettigheder du har.

Hvem er ansvarlig

Den dataansvarlige er virksomheden, der driver Danhostel Copenhagen City:

Copenhagen City Hostel A/S
CVR-nummer: 33774141
Adresse: H.C. Andersens Boulevard 50
E-mail: privacy@cphhostel.dk
Telefon: +45 33 11 85 85

Du kan kontakte os via oplysningerne ovenfor eller henvende dig i receptionen, hvis du har spørgsmål om videoovervågningen.

Hvor vi videoovervåger

Vi videoovervåger indgangen, receptionen/lobbyen, baren, elevatorerne, gæstekøkkenet, vaskerummet, bagagerummet, vareindleveringen samt udvalgte gangarealer og fælles opholdsrum.
De overvågede områder er markeret med skilte. Vi overvåger ikke gæsteværelser, toiletter, badeværelser eller omklædningsrum.

Hvilke oplysninger vi behandler

Kameraerne optager billeder af personer i de overvågede områder. Billederne kan vise personernes udseende, bevægelser og hændelser samt tidspunkt og sted.
Livevisning og lagring: Kameraerne viser livebilleder, som også optages og gemmes. Se opbevaringsperioderne nedenfor.

Lyd: Systemet optager ikke lyd og giver ikke mulighed for at lytte til samtaler.

Hvorfor vi videoovervåger

Vi bruger videoovervågning til at forebygge og undersøge tyveri, hærværk, vold og andre alvorlige hændelser samt til at opdage situationer, hvor personer kan have brug for hjælp. Livebilleder gør det muligt for relevante medarbejdere at reagere på sikkerhedshændelser i huset.

Vi behandler oplysningerne på baggrund af vores legitime interesser i at beskytte personer og ejendom, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f. Vi afvejer behovet for overvågning over for den enkeltes privatliv og begrænser overvågningen til det nødvendige.

Hvem har adgang

Kun autoriserede medarbejdere med et arbejdsbetinget behov må se billederne. Det omfatter relevante receptionsmedarbejdere, ledere og viceværten inden for deres opgaver og ansvarsområder.

Adgang til livebilleder giver ikke automatisk tilladelse til at gennemgå, kopiere eller videregive gemte optagelser. Disse funktioner er begrænset til medarbejdere med særlig tilladelse.

Billederne behandles fortroligt. Overvågningsskærmene skal beskyttes mod indblik fra uvedkommende, herunder gæster og besøgende. Eksterne leverandører må kun have den adgang, der er nødvendig for at drive og vedligeholde systemet, og skal følge vores instrukser og en databehandleraftale.

Hvor længe vi gemmer billederne

Optagelser slettes automatisk senest 27 dage efter optagelsen. Vi vurderer vores behov for opbevaring og sletter optagelser tidligere, hvis de ikke længere er nødvendige.

Relevante optagelser kan undtagelsesvis gemmes længere, når det er nødvendigt i forbindelse med en indgivet anmeldelse om et strafbart forhold eller en konkret tvist. De slettes, når der ikke længere er et lovligt behov for at gemme dem. Ved længere opbevaring på grund af en konkret tvist underretter vi den berørte person inden udløbet af den sædvanlige 27-dagesfrist.

Hvornår vi videregiver billeder

Optagelser kan videregives til politiet med henblik på at opklare kriminalitet. Anden videregivelse sker kun, når det er tilladt efter lovgivningen, f.eks. ved en berettiget anmodning om indsigt i egne personoplysninger.

Vi offentliggør ikke billeder fra videoovervågningen på sociale medier eller andre offentlige platforme.

Opbevaring og adgang for vores leverandør

Optagelserne gemmes lokalt på en server i hostellets serverrum, hvortil kun autoriseret personale har fysisk adgang. Optagelserne gemmes ikke i en cloudløsning.

Autoriserede systemadministratorer og vores installatør, Scheibel El & Sikring A/S (CVR-nr. 38634399), kan tilgå livebilleder og optagelser via fjernadgang. Scheibel behandler personoplysninger på vores vegne i henhold til en databehandleraftale og efter vores instrukser.

Behandling uden for EU og EØS

Billeder fra videoovervågningen hverken opbevares eller tilgås uden for EU/EØS.

Dine rettigheder

Du kan kontakte os for at:

• Anmode om indsigt i de personoplysninger, vi behandler om dig, og som udgangspunkt få en kopi af gemte optagelser, hvor du optræder.
• Børe indsigelse mod overvågningen af grunde, der vedrører din særlige situation.
• Anmode om sletning eller begrænsning af behandlingen, når betingelserne er opfyldt.
• Anmode om rettelse af urigtige oplysninger, vi har registreret om dig.

Rettighederne er underlagt lovgivningens betingelser og undtagelser. Ved udlevering af optagelser skal vi beskytte andre personers personoplysninger, f.eks. ved at sløre dem. Hvis du ønsker indsigt i en optagelse, hjælper det os, hvis du oplyser dato, omtrentligt tidspunkt og det område, du befandt dig i. Kontakt os hurtigst muligt, da optagelser løbende slettes.

Vi besvarer din anmodning uden unødig forsinkelse og som udgangspunkt inden for en måned. Hvis fristen lovligt forlænges, giver vi dig besked inden for den første måned.

Indsigt og klager

Du har til enhver tid ret til at få oplyst, hvilke personoplysninger vi behandler om dig (dataportabilitet). Du kan desuden til enhver tid gøre indsigelse mod, at oplysningerne anvendes. Du kan også tilbagekalde dit samtykke til, at der bliver behandlet oplysninger om dig.

Vi ønsker desuden at sikre, at dine personlige oplysninger er korrekte og opdaterede. Du kan bede os om at rette eller fjerne oplysninger, som du synes er unøjagtige, på mail privacy@cphhostel.dk.

Hvis du mener, at vores videoovervågning eller behandling af dine personoplysninger ikke sker korrekt, er du velkommen til at kontakte os. Du har også ret til at klage til Datatilsynet. Du kan læse mere om, hvordan du klager, på www.datatilsynet.dk.

Ændringer til vores persondatapolitik

Vi gennemgår regelmæssigt vores persondatapolitik, og vi placerer eventuelle opdateringer på denne webside. Denne persondatapolitik blev sidst opdateret den 17-06-2026.

Copenhagen City Hostel A/S
H.C. Andersens Boulevard 50
1553 København V

Telefon: +45 3311 8585

E-mail: privacy@cphhostel.dk